Stichting Polonaise is ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder no. 76848507. De statuten zijn vastgelegd in een notariële akte d.d. 30 december 2019.

Elk jaar zijn de door de stichting behaalde resultaten terug te vinden in het jaarverslag, evenals een samenvatting van de belangrijkste punten van het jaar. Het jaarverslag wordt vastgesteld door het bestuur tijdens de bestuursvergadering.